Las cotizaciones son la promesa. Las facturas son el cobro. Nalo hace la transición sin complicaciones — convierte una cotización aceptada en factura, mándala al cliente, cóbrala y haz seguimiento automático de los pagos atrasados.
Tres formas de crear una factura
1. Desde una cotización existente (lo más común)
Cuando ya hiciste el trabajo y el cliente aceptó tu cotización:
Factura de la última cotización
O más específico:
Factura a la Sra. Lewis desde Q-ABC12345
Nalo copia cada partida de la cotización a una factura nueva, mantiene el total y le asigna un número de factura secuencial (INV-0007).
Qué se lleva:
- Todas las partidas con sus descripciones, cantidades y precios
- El cliente
- El link al trabajo
- El monto de impuesto (si aplica)
- Los términos de pago
Qué es nuevo:
- Un número de factura nuevo
- La fecha de hoy como fecha de creación
- La fecha de vencimiento (por defecto 15 días después, configurable)
- Estado:
DRAFT
2. Factura suelta (sin cotización previa)
A veces el trabajo ya se hizo y no hubo cotización formal:
Factura a la Sra. Lewis — afinación $75
Nalo crea la factura directo.
3. Facturación en lote
Para servicios recurrentes o cuando te estás poniendo al corriente:
Factura a todos los que les trabajé el viernes pasado
Nalo va uno por uno, mostrándote la factura propuesta y pidiendo confirmación.
Después de crear la factura
Factura a la Sra. Lewis desde la última cotización
7:54 PM
✅ Factura INV-0007 para la Sra. Lewis Total: $275.00 Vence: 4 de mayo, 2026 (15 días) Estado: DRAFT A — Generar PDF B — Marcar como pagada C — Cancelar
7:54 PM
a
7:54 PM
7:54 PM
A — Enviar al cliente B — Marcar como pagada C — Volver al menú
7:54 PM
a
7:54 PM
Enviada a la Sra. Lewis por WhatsApp ✓
7:54 PM
Di A y Nalo manda la factura por WhatsApp/SMS al cliente en su idioma.
Cobrar
Marcar una factura como pagada
Cualquiera de estas funciona:
“La Sra. Lewis pagó en efectivo” “Marca INV-0007 pagada con Zelle” “Pagó la Sra. Lewis $275 en efectivo” “INV-0007 pagada”
Nalo:
- Registra un
Paymentcon método, monto y fecha - Actualiza
invoice.balanceDue = 0 - Pone
invoice.status = PAID - Programa una solicitud de reseña al cliente (2 horas después, si tienes configurado un link de reseñas de Google — ve Reseñas y recap mensual)
Pagos parciales
“La Sra. Lewis pagó $100 de INV-0007”
La factura se queda en SENT pero con balanceDue = $175. Un segundo pago parcial la cierra.
Marcar varias como pagadas
“Todas pagadas” “Todos pagaron”
Marca todas las facturas sin pagar como PAID (Efectivo por defecto). Úsalo cuando cerraste varios trabajos en efectivo de un jalón.
Métodos de pago
Por defecto: Cash (Efectivo). Nalo reconoce estas palabras:
| Si dices… | Método registrado |
|---|---|
| cash, efectivo | Efectivo |
| check, cheque | Cheque |
| Zelle, zelle | Zelle |
| Venmo, venmo | Venmo |
| Cash App, cashapp | Cash App |
| card, tarjeta, credit card | Tarjeta |
| transfer, transferencia, wire | Transferencia bancaria |
Recordatorios automáticos de facturas vencidas
Todos los días a las 8am, Nalo revisa las facturas sin pagar. Cualquier factura con más de 7 días de atraso te genera una alerta por Telegram:
⏰ Factura vencida
INV-0007 a la Sra. Lewis $275.00 — 10 días de atraso
Toque para recordar: dile a Nalo “recuerda INV-0007”
Mandando el recordatorio
Di:
recuerda INV-0007
Nalo le manda al cliente un recordatorio amable en su idioma:
Hola Sra. Lewis, solo un recordatorio amable sobre la factura INV-0007 por $275.00. ¿Está bien si espero el pago pronto? https://app.heynalo.app/api/v1/nalito/pdf/INV-0007.pdf
Y guarda la fecha del recordatorio, así no vas a recordar la misma factura dos veces en 7 días (aunque Nalo te siga avisando de ella).
Cómo se ve el PDF de la factura
El PDF de la factura es estructuralmente igual al de la cotización, con estas diferencias:
- Encabezado:
INVOICEen lugar deQUOTE/FACTURAen lugar deCOTIZACIÓN - Fecha de vencimiento se muestra muy visible
- Sin bloque de anticipo (los anticipos solo aplican a cotizaciones — pagar un anticipo convierte la cotización en factura parcial)
- Saldo por pagar en lugar de solo el total (importante para pagos parciales)
- Términos de pago tomados de tu perfil (“Neto 15”, “Pago al recibir”, etc.)
Todo el texto respeta el idioma de los documentos configurado.
Ciclo de vida de la factura
┌─────────┐ ┌───────┐ ┌────────┐
│ DRAFT │──send──│ SENT │─overdue─│ LATE │
└─────────┘ └───────┘ └────────┘
│ │ │
paid paid nudge + paid
▼ ▼ ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ PAID │
│ ↓ 2 hours later, if review link ↓ │
│ REVIEW REQUEST SENT │
└─────────────────────────────────────────────┘
Tú nunca actualizas el estado manualmente — Nalo lo maneja todo según tus acciones y el calendario.
Patrones comunes
“Me pagaron hace días, nada más se me olvidó registrarlo”
“La Sra. Lewis pagó $275 con Zelle el 14 de abril”
Nalo registra el pago con la fecha anterior. El estado se actualiza, y la solicitud de reseña sale 2 horas después de esa fecha (así que si ya pasaron más de 2 horas, la solicitud se manda de inmediato).
“Darle crédito al cliente para un trabajo futuro”
Nalo todavía no tiene los créditos como concepto de primer nivel. Lo mejor: marca la factura actual como pagada, y luego descuenta el crédito en las partidas de la siguiente factura con una nota.
“Anular una factura completa”
“Cancela INV-0007”
Estado → CANCELLED. El cliente no se entera; simplemente desaparece de tu lista activa.
Tips
- Genera el PDF antes de enviar — algunas plataformas de mensajería no renderizan links de PDFs que todavía no existen. Nalo maneja esto, pero si te sale un error de “no se pudo enviar”, corre
aprimero, luego A Enviar al cliente. - Pon los términos de pago en tu perfil —
/config→ Perfil → Facturación → “Términos de pago por defecto”. Nalo los aplica a cada factura nueva. - Usa la tarjeta “Necesita atención” del Dashboard — te muestra las facturas vencidas antes de que Nalo te ladre por Telegram.
Siguiente
- Enviar al cliente — guía completa de entrega → Enviar a clientes
- Configurar impuesto y anticipo — Gastos
- Reseñas después del pago — Reseñas y recap mensual